Skapa en egen kontoplan

Utifrån BAS-kontoplanen kan varje företag skapa en egen kontoplan efter sina särskilda behov och önskemål, till exempel företagsform, bransch, storlek och verksamhet. Vissa branschorganisationer har tagit fram egna branschkontoplaner som kan ligga till grund för företagets egen kontoplan.

För de minsta företagen kan det många gånger räcka med de konton som behövs för att upprätta en årsredovisning eller ett årsbokslut och en deklaration. Det behövs till exempel bara ett konto för posten Övriga externa kostnader.  Oavsett storlek på företaget är det emellertid alltid lämpligt att ha särskilda konton för att kunna upprätta företagets inkomstdeklaration. Särskilda konton kan behövas för kostnader som inte får dras av och intäkter som inte ska tas upp till beskattning.

Lite större företag och företag som vill ha mer detaljerad information, till exempel för styrning och ledning av företaget, behöver ha en kontoplan på mer detaljerad nivå. I BAS-kontoplanen är de konton som är tillräckliga för de flesta företag markerade med en fyrkant ■.

Den mest detaljerade nivån uppnås genom att använda underkonton. Mer information om huvudkonton och underkonton finns under rubriken Kontoplanens uppbyggnad och användning.

Vissa företag ska rapportera till Statistikmyndigheten SCB. Då kan det finnas goda skäl att använda särskilda konton för att underlätta rapporteringen. I Bokföringsboken finns mer information om uppgiftslämnandet till SCB, bl.a. en förteckning över SCBs undersökningar.

Skapa ett eget konto

BAS-kontoplanen innehåller många konton och för de flesta transaktioner finns det lämpliga konton. Men har företaget behov av ett konto som inte finns i BAS-kontoplanen, kan ett eget konto skapas. Det kan vara ett huvudkonto eller ett underkonto. Mer information om huvudkonton och underkonton finns under rubriken Kontoplanens uppbyggnad och användning.

Finns det inte plats för ett nytt konto i kontogruppen kan företaget byta namn på ett befintligt konto i rätt kontogrupp.

Det finns också fria kontogrupper som kan användas efter företagets behov och önskemål, t.ex. kontogrupp 48 för kostnader för varor, material och vissa köpta tjänster och kontogrupperna 66-67 för övriga externa kostnader.

Viktigt med rätt kontogrupp

Det är viktigt att ett nytt konto får ett nummer i rätt kontogrupp. Det gäller också om företaget byter namn på ett befintligt konto. I annat fall kan det som redovisas på kontot hamna på fel rad i årsredovisningen eller i inkomst- eller momsdeklarationen. Företaget behöver därför veta vilken typ av kostnad, intäkt, tillgång eller skuld det är som behöver ett eget konto. Kostnader för kaffe kan t.ex. vara en personalkostnad eller en marknadsföringskostnad om kaffet är avsett för företagets kunder. I företag som säljer kaffe är det en varukostnad.

I Bokföringsboken och Bokslutsboken finns tabeller som visar var varje enskilt konto hamnar i årsredovisningen samt i inkomst och momsdeklarationen. Många bokföringsprogram har automatiska kopplingar mellan kontona och raderna i årsredovisningen och deklarationerna. Genom dessa kopplingar kan momsdeklarationen och delar av en inkomstdeklaration skapas automatiskt.

I Bokföringsboken finns också tips och råd om hur det enskilda företaget kan skapa sin egen kontoplan med konton som inte finns i standardkontoplanen. Det gäller t.ex. hur konton i kontoklasserna 3 och 4 kan användas på bästa sätt.

Ett annat område som ofta kräver egna konton är momsredovisningen. För vinstmarginalbeskattning finns till exempel förslag till kontoplan, konteringsinstruktioner och exempel i Bokföringsboken.